Mahnwesen

Mit dem Mahnwesen mahnen Sie überfällige Rechnungen direkt in dentLAB. Jede Rechnung durchläuft dabei bis zu vier Mahnstufen:

1. Zahlungserinnerung
2. 1. Mahnung
3. 2. Mahnung
4. 3. Mahnung

Wie viele Stufen es gibt, legen Sie in den Einstellungen fest. Zu jeder Mahnung erstellt dentLAB einen Mahnbrief als PDF mit QR-Einzahlungsschein. Mahnungen gibt es für Einzel- und Sammelrechnungen.

Mahnwesen öffnen

Sind Mahnungen fällig, zeigt eine rote Zahl beim Eintrag Mahnwesen an, wie viele. Auf Wunsch erscheint diese Zahl auch neben Debitoren in der Seitenleiste; das schalten Sie in den Einstellungen ein.

Aufbau der Seite

Oben auf der Seite sehen Sie die Filterleiste. Ganz links erklärt ein Info-Symbol beim Darüberfahren, was der Mahnlauf anzeigt. Daneben wählen Sie unter Ansicht zwischen:

• Fällig — Rechnungen, die jetzt gemahnt werden können. Beim Öffnen der Seite ist diese Ansicht ausgewählt; die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Rechnungen fällig sind.
• Inkassofälle — Rechnungen, die die höchste Mahnstufe erreicht haben und noch offen sind.
• Pausiert — Rechnungen mit aktivem Mahnstopp.
• Verlauf — alle bisher erstellten Mahnungen.

Rechts davon filtern Sie nach Kunde/Garant und Mahnstufe und durchsuchen die Liste mit Suchen... nach Rechnungsnummer oder Empfänger. In der Ansicht Verlauf kommen die Filter Status und Zeitraum dazu.

Mahnlauf

In der Ansicht Fällig sehen Sie alle offenen Rechnungen, deren Zahlungsfrist und Wartezeit abgelaufen sind. Die Tabelle zeigt pro Rechnung Rechnungsnummer, Empfänger, Rechnungsdatum, Fällig seit (in Tagen), den Offenen Betrag, die Währung, die Mahnstufe (zum Beispiel «Keine → Zahlungserinnerung») und die Gebühr der nächsten Stufe. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Tabelle.

Am Schluss zeigt der Dialog, wie viele Mahnungen erstellt wurden. Rechnungen, die nicht gemahnt werden konnten, stehen in Rot mit dem Grund darunter, zum Beispiel wenn kein Bankkonto für den Einzahlungsschein hinterlegt ist oder die Empfängeradresse fehlt. Für diese Rechnungen wird keine Mahnung gebucht. Mit Im Mahnverlauf anzeigen wechseln Sie in die Ansicht Verlauf, in der die neuen Mahnungen grün hervorgehoben sind.

Ist für eine Vorlage der automatische Druck eingerichtet, wird der Mahnbrief direkt über die Desktop-App gedruckt. Mehr dazu unter Drucksystem.

Mit der rechten Maustaste auf eine Zeile öffnen Sie ein Menü mit … erstellen für die nächste Stufe dieser Rechnung (zum Beispiel Zahlungserinnerung erstellen), Mahnstopp setzen... und Mahnverlauf anzeigen.

Inkassofälle und pausierte Rechnungen

Die Ansicht Inkassofälle zeigt statt der Gebühr die Offenen Gebühren einer Rechnung. Diese Rechnungen werden nicht weiter gemahnt.

Die Ansicht Pausiert zeigt in der letzten Spalte den Mahnstopp mit Enddatum oder «unbefristet» und dem Grund. Mit Mahnstopp aufheben rechts in der Filterleiste nehmen Sie ausgewählte Rechnungen wieder in den Mahnlauf auf.

Einzelne Rechnung mahnen

Eine einzelne Rechnung mahnen Sie auch direkt in den Offenen Posten oder im Fakturajournal — jederzeit, auch vor Ablauf der Wartefrist:

Der Eintrag ist ausgegraut, wenn für die Rechnung ein Mahnstopp gilt oder sie die höchste Mahnstufe bereits erreicht hat.

Mahnstufe in den Journalen

In den Offenen Posten und im Fakturajournal zeigt ein Glockensymbol in der Aktionsspalte, dass eine Rechnung gemahnt wurde. Die Farbe steht für die Stufe: gelb (bernsteinfarben) für die Zahlungserinnerung, orange für die 1. Mahnung, rot ab der 2. Mahnung. Bei einem Mahnstopp erscheint ein Pausensymbol. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie Stufe und Mahnstopp; ein Klick öffnet den Mahnverlauf der Rechnung.

Im ...-Menü einer gemahnten Rechnung finden Sie zusätzlich Mahnverlauf anzeigen sowie die Einträge zum Teilen der aktuellen Mahnstufe (siehe Mahnung über dentCONNECT teilen).

Mahnstopp

Mit einem Mahnstopp nehmen Sie eine Rechnung aus dem Mahnlauf, etwa wenn eine Ratenzahlung vereinbart ist. Sie setzen ihn über Mahnstopp setzen... im Menü einer Rechnung (Mahnwesen, Offene Posten, Fakturajournal) oder für mehrere ausgewählte Rechnungen über Mahnstopp setzen in den Ansichten Fällig und Inkassofälle.

Im Dialog geben Sie einen Grund an (Pflichtfeld) und wählen unter Mahnstopp bis optional ein Enddatum. Ohne Datum gilt der Mahnstopp unbefristet. Nach Ablauf des Datums wird die Rechnung automatisch wieder fällig. Über Mahnstopp aufheben beenden Sie den Mahnstopp vorzeitig.

Verlauf

Die Ansicht Verlauf listet alle erstellten Mahnungen, die neuesten zuerst. Die Tabelle zeigt Mahndatum, Rechnungsnummer, Empfänger, Mahnstufe, Gebühr, die zugehörige Gebührenrechnung mit ihrem Zahlungsstand, die Zustellung und den Status.

• Unter Zustellung zeigen drei Symbole, ob die Mahnung gedruckt, heruntergeladen oder geteilt wurde. Grün bedeutet erledigt; beim Darüberfahren sehen Sie das Datum.
• Der Status ist Offen, Gezahlt, Storniert oder Zurückgenommen. Mit dem Filter Status grenzen Sie zusätzlich auf Aktiv ein: die aktuelle Mahnstufe noch offener Rechnungen.
• Aus Dental lab XP übernommene Mahnungen tragen die Kennzeichnung DLXP.

Über das ...-Symbol am Zeilenende oder mit der rechten Maustaste öffnen Sie die Aktionen zu einer Mahnung:

• Dokument öffnen, Dokument drucken und Dokument herunterladen
• Als Kopie drucken — druckt den Mahnbrief mit einem "KOPIE"-Wasserzeichen
• Dokument teilen, Teilen aufheben bzw. Erneut teilen (siehe unten)
• … zurücknehmen... — nur bei der jeweils letzten Mahnstufe einer Rechnung

Mahnung zurücknehmen

Mit … zurücknehmen... (zum Beispiel 1. Mahnung zurücknehmen...) machen Sie die letzte Mahnstufe einer Rechnung rückgängig. Geben Sie einen Grund an und bestätigen Sie mit Zurücknehmen. Die Rechnung fällt auf die vorherige Mahnstufe zurück, und die Mahngebühr dieser Stufe wird storniert. Ist die Mahngebühr bereits bezahlt, lässt sich die Mahnung nicht mehr zurücknehmen.

Zurückgenommene Mahnungen bleiben im Verlauf sichtbar: ausgegraut, mit durchgestrichener Stufe und dem Grund darunter.

Mahngebühren

Für jede Stufe ab der 1. Mahnung können Sie eine Gebühr festlegen; die Zahlungserinnerung ist immer gebührenfrei. Jede Gebühr wird als eigene Rechnung der Art Mahngebühr mit eigener Rechnungsnummer und QR-Referenz gebucht. Sie erscheint in den Offenen Posten und den Journalen und lässt sich wie jede Rechnung bezahlen; beim Hochladen einer camt.054-Datei ordnet dentLAB Zahlungen über die QR-Referenz automatisch zu. In die Statistik fliessen Mahngebühren nicht ein.

Gebühren mehrerer Stufen bestehen nebeneinander: Eine spätere Stufe ersetzt eine noch offene frühere Gebühr nicht, sondern bringt ihre eigene dazu.

In der Schweiz versteht sich die Gebühr inklusive MwSt.; der Satz richtet sich nach der Region des Kunden. In Deutschland werden Mahngebühren ohne Umsatzsteuer verrechnet.

Stornieren

• Gemahnte Rechnung stornieren: Hat die Rechnung offene Mahngebühren, bietet der Storno-Dialog das Kästchen Mahngebühren ebenfalls stornieren an. Es ist vorausgewählt; bereits bezahlte Gebühren bleiben unberührt.
• Mahngebühr stornieren: Das Storno einer Mahngebühr nimmt auch die zugehörige Mahnstufe zurück. Das ist nur für die Gebühr der höchsten aktiven Stufe möglich; der Dialog weist darauf hin, wenn Sie zuerst höhere Stufen zurücknehmen müssen.

Mahnbrief

Der Mahnbrief enthält Briefkopf, Empfängeradresse, Titel, Datum und Ihren Brieftext. Darunter folgt die Tabelle Offene Posten mit den Spalten Nr., Art, Datum, Betrag, Bezahlt und Offen: eine Zeile für die Rechnung und je eine für jede offene Mahngebühr, darunter das Total offen.

Beigelegt ist ein QR-Einzahlungsschein für den offenen Rechnungsbetrag mit der Referenz der ursprünglichen Rechnung sowie für jede offene Mahngebühr ein eigener Einzahlungsschein auf einer eigenen Seite. Für Rechnungen aus Dental lab XP mit einer Nummer der Form M-… entfällt der Einzahlungsschein der Rechnung. Wo Ihre Rechnungen keinen Einzahlungsschein haben (ausserhalb der Schweiz), haben auch die Mahnbriefe keinen.

Vor dem Buchen prüft dentLAB, ob die Einzahlungsscheine gültig wären. Ist das nicht der Fall, wird für diese Rechnung keine Mahnung erstellt.

Welche Vorlage ein Brief verwendet, hängt von der Stufe ab:

Mahnstufe	Vorlage
Zahlungserinnerung	Zahlungserinnerung
1. Mahnung	Erste Mahnung
Stufen zwischen der 1. und der höchsten Mahnung	Folgemahnung
Höchste eingestellte Stufe	Letzte Mahnung

Titel und Brieftext der vier Vorlagen passen Sie in der PDF-Gestaltung an (siehe Brieftexte anpassen).

Mahnung über dentCONNECT teilen

Ist der Kunde mit dentCONNECT verbunden, teilen Sie eine Mahnung direkt mit der Praxis:

• im Verlauf über Dokument teilen im Menü der Mahnung
• in den Offenen Posten und im Fakturajournal über … teilen (zum Beispiel 1. Mahnung teilen) im Menü der Rechnung

Beim ersten Teilen fragt dentLAB, ob der Kunde per E-Mail benachrichtigt werden soll; Sie können eine Nachricht hinzufügen und mit E-Mail senden verschicken oder mit Überspringen darauf verzichten. Die Praxis sieht die Mahnung in dentCONNECT in der Rechnungsübersicht Ihres Labors, und gemahnte Rechnungen tragen dort ein Kennzeichen mit der Mahnstufe.

Mit Teilen aufheben bzw. … nicht mehr teilen ziehen Sie eine geteilte Mahnung zurück, mit Erneut teilen geben Sie sie wieder frei. Ist der Kunde nicht mit dentCONNECT verbunden, ist das Teilen ausgegraut. Mahngebühren werden nicht einzeln geteilt, sondern mit der Mahnung.

Einstellungen

Fristen, Gebühren und Anzeige stellen Sie unter Mein Labor ein: Klicken Sie in der Kopfzeile auf Administration und wählen Sie links Mahnungswesen. Alternativ öffnen Sie in der Übersicht von Mein Labor im Bereich Laborverwaltung die Kachel Mahnungen.

Fristen

• Zahlungsfrist läuft ab — ab Rechnungsdatum oder ab Erstellungsdatum der Rechnung
• Zahlungsfrist Rechnung (Tage) und Zahlungsfrist Akontorechnung (Tage)
• Wartezeit bis Zahlungserinnerung (Tage nach Fälligkeit)
• Wartezeit bis 1. Mahnung (Tage)
• Wartezeit bis Folgemahnung (Tage)
• Maximale Mahnstufe (inkl. Zahlungserinnerung) — von 1 – bis Zahlungserinnerung bis 4 – bis 3. Mahnung

Gebühren

Hier legen Sie die Gebühr pro Stufe fest, zum Beispiel Gebühr 1. Mahnung (CHF). Für die Zahlungserinnerung gibt es kein Feld, sie ist immer gebührenfrei. Beträge über 40 markiert dentLAB als ungewöhnlich hoch.

Anzeige

Mit Anzahl fälliger Mahnungen in der Seitenleiste bei Debitoren anzeigen blenden Sie die Zahl der fälligen Mahnungen neben Debitoren in der Seitenleiste ein.

Ablauf

Unten auf der Seite zeigt eine Zeitachse, an welchem Tag nach dem Rechnungsdatum welche Stufe fällig wird und welche Gebühr dabei anfällt.

Brieftexte anpassen

Titel und Text der Mahnbriefe bearbeiten Sie in der PDF-Gestaltung:

Unter dem Brieftext fügen Sie per Klick Platzhalter an der Cursorposition ein; beim Darüberfahren sehen Sie ihre Bedeutung. Platzhalter wirken nur im Brieftext, der Titel wird so gedruckt, wie Sie ihn eingeben.

Platzhalter	Bedeutung
#ANREDE	Anrede
#RGNR	Rechnungsnummer
#RGDATUM	Rechnungsdatum
#RGBETRAG	Rechnungsbetrag
#BEZAHLT	Bereits bezahlt
#OFFEN	Offener Betrag
#GEBUEHR	Mahngebühren
#TOTAL	Total inkl. Gebühren
#FRIST	Zahlungsfrist
#STUFE	Mahnstufe

Mit Standard wiederherstellen setzen Sie Titel und Text der Vorlage auf die Standardtexte zurück.