Aufträge verwalten

Wie erstelle und verwalte ich Aufträge, erfasse Positionen und bearbeite Auftragsanfragen in dentLAB?

Auftragsübersicht

In der Auftragsübersicht sehen Sie alle Aufträge Ihres Labors auf einen Blick. Sie erreichen diese über den Menüpunkt Auftragsübersicht in der Seitenleiste. Die Liste zeigt Auftragstitel, Kunde, Patient, Status und weitere relevante Informationen.

Auftragscode

Jeder Auftrag erhält automatisch einen eindeutigen Auftragscode, der vom System generiert wird. Dieser Code dient als schnelle Referenz und wird in der Suche, in Dokumenten und in der Auftragsübersicht angezeigt.

Auftragsstatus

In der Auftragsübersicht werden Aufträge in verschiedene Bereiche unterteilt:

Auftragseingang

Hier sehen Sie neu eingegangene Auftragsanfragen.

Neu, Kostenvoranschläge, Lieferscheine und Gutschriften

Diese Bereiche zeigen Aufträge in Bearbeitung. Die Unterteilung nach Neu, Kostenvoranschlägen (KV), Lieferscheinen (LS) und Gutschriften (GS) macht sichtbar, in welchem Dokumentstand sich ein Auftrag aktuell befindet.

Geliefert

Die Arbeit ist fertiggestellt und ausgeliefert.

Verbucht

Eine Rechnung wurde erstellt. Dabei wird unterschieden zwischen Verbucht per Einzelrechnung und Verbucht in Sammelrechnung.

Bezahlt

Die Zahlung ist eingegangen. Auch hier wird unterschieden zwischen Bezahlt per Einzelrechnung und Bezahlt per Sammelrechnung.

Archiviert

Archivierte Aufträge werden in einem eigenen Bereich geführt.

Jede Statusänderung wird im Aktivitätsprotokoll des Auftrags mit Icon, Beschreibung und Zeitstempel festgehalten.

Aufträge anheften und archivieren

Häufig benötigte Aufträge können Sie über das Kontextmenü anheften. Angeheftete Aufträge erscheinen anschliessend in einer eigenen Leiste für den Schnellzugriff. Abgeschlossene Aufträge verschieben Sie ins Archiv. Separate Bereiche stehen für Verbucht, Bezahlt und Archiviert zur Verfügung.

Tastenkürzel

Für eine effizientere Navigation zwischen Aufträgen stehen Ihnen Tastenkürzel zur Verfügung:

Tastenkürzel	Aktion
`Ctrl/Cmd + J`	Neuen Auftrag erstellen
`Ctrl/Cmd + K`	Suche öffnen
`Ctrl/Cmd + D`	Auftragsdokument öffnen
`Ctrl/Cmd + C / X / V`	Positionen kopieren, ausschneiden, einfügen
`Ctrl/Cmd + Z`	Letzte Positionsänderung rückgängig machen
`Ctrl/Cmd + Shift + Z`	Rückgängig gemachte Änderung wiederherstellen
`Ctrl/Cmd + Enter`	Nachricht direkt senden
`Pfeiltasten`	Zwischen Zellen in der Positionstabelle navigieren

Auftrag erstellen

Kunde auswählen

Navigieren Sie zum gewünschten Kunden. Kunden können als Favoriten markiert werden, sodass sie in der Kundenauswahl oben erscheinen.

Neuen Auftrag anlegen

Klicken Sie auf Neuer Auftrag und geben Sie Auftragstitel, Patient, Behandler und weitere Angaben ein. Der Auftragstitel wird automatisch gespeichert nach einer kurzen Verzögerung.

Positionen erfassen

Fügen Sie dem Auftrag die gewünschten Positionen hinzu, zum Beispiel Tarife, Artikel oder andere Leistungen. Beim Erfassen erscheinen automatisch Code-Vorschläge auf Basis häufig verwendeter Kombinationen. Mengen können auch als Dezimalwerte eingegeben werden, zum Beispiel für gewichtsbasierte Materialien wie Edelmetalle.

Über das Seitenpanel können Sie Auftragsdetails schnell einsehen, ohne die aktuelle Seite verlassen zu müssen. Ein Klick auf einen Auftrag in einer Liste öffnet die Detailansicht auf der rechten Seite mit einer kompakten Positionsvorschau.

Skalierbare Auftragsliste

Auf der Auftragsseite steht rechts eine schmale Auftragsliste zur Verfügung. Die Breite dieser Liste lässt sich per Ziehen am Rand frei anpassen. Die gewählte Breite wird dauerhaft gespeichert und bleibt bei zukünftigen Besuchen erhalten.

Auftragsansicht

Die Auftragsseite ist in mehrere Bereiche unterteilt. Im oberen Bereich sehen Sie konfigurierbare Informations-Tabs zum Auftrag, Patienten oder Behandler. Darunter arbeiten Sie mit den Auftragsdokumenten. Zusätzlich kann rechts ein Bereich für Chat & Historie geöffnet werden. Die Aufteilung lässt sich anpassen, sodass Sie einzelne Bereiche grösser darstellen können.

Die Auftragsdetailseite mit Dokumentenpanel und Info-Tabs

Je nach Konfiguration stehen Ihnen unterschiedliche Tabs zur Verfügung, zum Beispiel für Auftragsdaten, Patienteninformationen, Behandler, Notizen, Dateien, Lieferungen oder Summen.

Tabs mit unvollständigen Pflichtfeldern werden markiert, damit Sie fehlende Angaben schneller erkennen.

Auftragsnotizen

Auftragsnotizen finden Sie in der Auftragsansicht im Tab + Notiz beziehungsweise Notizen. Dort können Sie interne Notizen zum Auftrag hinterlegen. Diese sind nur intern sichtbar und dienen der internen Kommunikation innerhalb Ihres Labors.

TP-Variation

Für jede einzelne Position können Sie eine individuelle TP-Variation festlegen. Damit passen Sie den Technikerpreis einer Position prozentual an. Wenn Sie den TP-Variationsprozentsatz ändern, werden die Preise automatisch neu berechnet.

Versicherungsinformationen

Je nach Auftragsansicht finden Sie diese Angaben im Tab Sonstige Einstellungen. Dort können Sie die Felder Kostenübernahme und Versicherung erfassen.

Diese Informationen können je nach Konfiguration auch auf Kostenvoranschlägen und Lieferscheinen angezeigt werden.

Positionen bearbeiten

Undo/Redo

Änderungen an Positionen werden in einer Änderungshistorie (bis zu 20 Schritte) gespeichert. Mit Ctrl/Cmd + Z machen Sie Änderungen rückgängig, mit Ctrl/Cmd + Shift + Z stellen Sie sie wieder her.

Technikerzuweisung

Über die Techniker-Auswahl weisen Sie Positionen einem Labortechniker zu. Techniker werden mit ihrer individuellen Farbe angezeigt. Halten Sie Ctrl/Cmd gedrückt, um die Zuweisung auf alle folgenden Positionen gleichzeitig anzuwenden.

Tastaturnavigation

Navigieren Sie mit den Pfeiltasten direkt zwischen Zellen in der Positionstabelle. So können Sie Mengen, Codes und Beschreibungen effizient ohne Maus bearbeiten.

Wenn Sie einen Auftrag mit ungespeicherten Änderungen verlassen, erscheint eine Warnung. Bestätigen Sie, ob Sie die Änderungen speichern oder verwerfen möchten.

Werkzeugleiste im Auftragsdokument

Die Werkzeugleiste oberhalb der Positionstabelle bleibt beim Scrollen sichtbar und zeigt die Gesamtsumme des Dokuments an. Über einen Tooltip auf der Summe sehen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung (Zwischensumme, Rabatt, MwSt.).

In der Werkzeugleiste finden Sie zusätzlich den Button Drucken, über den Sie das aktuelle Dokument direkt an den konfigurierten Drucker senden. Mehr dazu unter Drucksystem.

Auftragsdokument-Seitenleiste

In der linken Dokumentenleiste der Auftragsansicht werden alle zugehörigen Dokumente angezeigt. Dokumente sind mit farbigen Typ-Tags gekennzeichnet. Sie können Dokumente dort direkt öffnen oder neue Dokumente erstellen. Archivierte beziehungsweise ungültige Dokumente werden in einem eigenen aufklappbaren Abschnitt gesammelt, damit die aktive Dokumentliste übersichtlich bleibt.

Behandler

Behandler können jedem Auftrag frei zugeordnet werden. Ein eigenes Benutzerkonto ist dafür nicht erforderlich — Sie erfassen die Behandler direkt im Auftrag. In der Auftragsansicht können Sie den Behandler direkt ändern, ohne die Kundeneinstellungen öffnen zu müssen.

Garantie

Die Option Garantie finden Sie in der Auftragsansicht in der Positionstabelle als eigene Spalte. Dort können Sie einzelne Positionen als Garantie markieren.

Patienten

Eine separate Seite Patientenverwaltung gibt es in der aktuellen Version nicht mehr. Patientendaten verwalten Sie direkt in der Auftragsansicht.

Patientenpanel

Patienteninformationen werden in einem Seitenpanel auf der rechten Seite angezeigt. Dieses öffnen Sie in der Auftragsansicht über Patient hinzufügen oder Patient ändern.

Im Patientenpanel können Sie die wichtigsten Patientendaten direkt einsehen und bearbeiten. Dazu gehören insbesondere:

Vorname und Nachname zur eindeutigen Zuordnung
Code als interne Referenz
Geburtsdatum und weitere Stammdaten
Historie mit allen bisherigen Aufträgen dieses Patienten

Wenn bereits ein identischer Patienten-Code verwendet wird, weist dentLAB darauf hin.

Inline-Patientenfelder mit Autovervollständigung

Solange einem Auftrag noch kein bestätigter Patient zugeordnet ist, sind die Patientenfelder (Vorname, Nachname, Code, Geburtsdatum) direkt auf der Auftragsseite sichtbar und editierbar. Beim Tippen öffnet sich ein Dropdown mit passenden bestehenden Patienten:

Patienten dieses Kunden — Oben werden Patienten des aktuell ausgewählten Kunden vorgeschlagen.
Andere Patienten — Darunter erscheinen passende Patienten aus anderen Kundenkontexten. Der Kundenname wird pro Eintrag angezeigt, sodass Sie Doppelerfassungen sofort erkennen.

Je mehr Felder Sie ausfüllen, desto präziser werden die Vorschläge. Das aktuell fokussierte Feld wird im Ranking höher gewichtet.

Schnellerfassung

Sobald Sie in ein Patientenfeld tippen, legt dentLAB nach einer kurzen Verzögerung automatisch einen Schnellerfassungs-Patienten mit den bereits eingegebenen Werten an und verknüpft ihn mit dem Auftrag. Weitere Felder werden wie gewohnt automatisch gespeichert.

Wählen Sie während der Schnellerfassung einen bestehenden Patienten aus dem Dropdown, wird der Schnellerfassungs-Datensatz automatisch gelöscht und der Auftrag auf den gewählten Patienten umgehängt — ohne Datenreste in der Datenbank.

Nach dem Neuladen der Seite gilt der aktuell verknüpfte Patient als bestätigt. Das Autocomplete-Dropdown wird nicht mehr angezeigt.

Bestätigten Patienten wechseln oder ändern

Ist ein Patient bestätigt, öffnet dentLAB beim Klick auf Patient ändern die Patientensuche mit folgenden Optionen:

Bestehenden Patienten wählen — Der Auftrag wird auf den ausgewählten Patienten umgehängt.
Neuen Patienten anlegen — Direkt aus der Suche heraus möglich, wenn kein passender Eintrag gefunden wird.

Abweichungs-Erkennung

Werden die Identitätsfelder eines bereits bestätigten Patienten so stark verändert, dass es sich wahrscheinlich um einen anderen Menschen handelt (z.B. aus "Hans Müller" wird "Peter Schmidt"), öffnet dentLAB den Dialog Möglicher Patientenwechsel. Sie haben dort zwei Möglichkeiten:

Aktuellen Patienten bearbeiten — Die Änderungen werden auf den bestehenden Patientendatensatz angewendet.
Anderen Patienten anlegen — Der aktuelle Patient bleibt unverändert. Es wird ein neuer Patient als Kopie der bisherigen Daten (inkl. Adresse, AHV usw., ohne Code) angelegt und mit dem Auftrag verknüpft. Anschliessend können Sie die übrigen Identitätsfelder über das Autocomplete befüllen.

Tippfehler und kleinere Korrekturen werden nicht als Abweichung gewertet.

Patient vom Auftrag entfernen

Über die Split-Button-Option Patient entfernen lösen Sie die Verknüpfung zwischen Auftrag und Patient. dentLAB prüft dabei, ob der Patient noch mit anderen Aufträgen verknüpft ist:

Ist der Patient mit weiteren Aufträgen verknüpft, wird nur die Verknüpfung dieses Auftrags entfernt.
Ist der Patient ansonsten verwaist, erscheint der Dialog Patient komplett löschen?. Dort entscheiden Sie zwischen Nur vom Auftrag entfernen und Patient komplett löschen.

Ein aktiver Schnellerfassungs-Patient wird beim Entfernen ohne Rückfrage gelöscht.

Patientensuche

Die Patientensuche steht Ihnen direkt in der Auftragsansicht über Patient hinzufügen beziehungsweise Patient ändern zur Verfügung.

Standardmässig sucht dentLAB in den Patienten des aktuell ausgewählten Kunden. Über Alle Patienten anzeigen können Sie die Suche auf weitere Patienten erweitern. Wenn kein passender Eintrag gefunden wird, können Sie direkt aus der Suche einen neuen Patienten anlegen.

Patienten zusammenlegen

Wenn ein Patient doppelt erfasst wurde, können Sie die Einträge im Patientenpanel über Patient zusammenlegen bereinigen.

Zusammenlegung starten

Öffnen Sie das Patientenpanel und klicken Sie oben rechts auf Patient zusammenlegen.

Passenden Ziel-Patienten auswählen

Das System schlägt Ihnen ähnliche Patienten vor. Wählen Sie den Eintrag aus, mit dem zusammengelegt werden soll.

Zusammenlegung bestätigen

Prüfen Sie die Zuordnung und bestätigen Sie den Vorgang. Die Aufträge des doppelten Eintrags werden dem Ziel-Patienten zugeordnet.

Die Zusammenlegung kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie die Auswahl deshalb sorgfältig.

Auftragsanfragen aus dentCONNECT

Zahnarztpraxen, die über dentCONNECT mit Ihrem Labor verbunden sind, können Ihnen Aufträge direkt senden. Eingehende Auftragsanfragen werden auf einer eigenen Seite angezeigt und können auch direkt im Chat angenommen oder abgelehnt werden.

Anfrage prüfen

Öffnen Sie die eingehende Auftragsanfrage über Ungelesene Nachrichten beziehungsweise Offene Auftragsanfragen oder über den Bereich Auftragseingang in der Auftragsübersicht. Dort sehen Sie alle vom Zahnarzt übermittelten Informationen wie Patient, Auftragstitel, Beschreibung, Zahnfarbe und gewünschtes Ausgangsdatum.

Anfrage annehmen oder ablehnen

Klicken Sie auf Akzeptieren, um den Auftrag zu übernehmen. Dabei wird automatisch ein neuer Auftrag in dentLAB erstellt und der Zahnarzt benachrichtigt. Alternativ können Sie die Anfrage über Ablehnen zurückweisen. Auch in diesem Fall wird der Zahnarzt benachrichtigt.

Patientenabgleich

Bei der Annahme prüft das System automatisch, ob der übermittelte Patient bereits in Ihrer Datenbank existiert. Falls nötig, können Sie den Patienten anschliessend direkt im Patientenpanel anpassen oder zusammenlegen.

Auftrag bearbeiten

Nach der Annahme können Sie den Auftrag wie gewohnt bearbeiten, Dokumente erstellen und mit dem Zahnarzt über den Auftrags-Chat kommunizieren.

Fremdlabor-Aufträge

Wenn Sie Arbeiten an ein Fremdlabor (Subunternehmer) vergeben, können Sie Unteraufträge direkt über das Fremdlabor-Portal erstellen und verfolgen. Mehr dazu unter Fremdlabore.

Auftragsformulare

Über den Formular-Builder erstellte Formulare können direkt mit Aufträgen verknüpft werden. Das Ausfüllen erfolgt per Drag-and-Drop und unterstützt das Odontogramm. Mehr dazu unter Auftragsformulare.

Auftragsetiketten

Die PDF-Etiketten finden Sie oben rechts in der Auftragsansicht über das QR-Code-Symbol. Darüber können Sie ein Auftragsetikett mit Auftragsdaten drucken, zum Beispiel zum Beschriften von Arbeitsmodellen, Versandboxen oder internen Ablagen.

Lieferverfolgung

Über die Lieferverfolgung können Sie Sendungen pro Auftrag nachverfolgen. Erfassen Sie den Kurierdienst und die Sendungsnummer, um den Versandstatus jederzeit einsehen zu können. Mehr dazu unter Lieferungen.

Über die Auftragsansicht können Sie Dateien direkt an Aufträge und Patienten anhängen und diese über dentCONNECT mit verbundenen Zahnarztpraxen teilen. Mehr dazu unter Dateien verwalten.