Archiv

Im Archiv finden Sie alle Dateien Ihres Labors an einem Ort: Lieferscheine, Kostenvoranschläge, Rechnungen, Sammelrechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Bilder, 3D-Scans und alle weiteren Dokumente. Es gibt das Archiv an zwei Stellen:

• Archiv in der Seitenleiste zeigt die Dateien des ganzen Labors.
• Archiv in der Kopfzeile eines Kunden zeigt nur die Dateien dieses Kunden.

Archiv des Labors

Sie öffnen es über Archiv in der Seitenleiste. Ohne weitere Auswahl sehen Sie alle Dateien des Labors, die neuesten zuerst.

Aufbau der Seite

Oben befindet sich eine Leiste mit, von links nach rechts:

• der Auswahl des Auftraggebers mit den Einträgen Alle Auftraggeber, Ohne Auftraggeber und darunter Ihren Kunden; über das Suchfeld Kunde suchen… finden Sie einen Kunden schnell, zuletzt gewählte Kunden stehen unter Zuletzt benutzt oben
• dem Suchfeld Dateien durchsuchen…, das Dateinamen, Auftragsnummern, Auftragstitel und Rechnungsnummern durchsucht
• dem Zeitraum der vorhandenen Dateien bzw. bei einem gewählten Kunden der Anzahl Dateien
• ganz rechts der Sortierung (Neueste zuerst, Älteste zuerst, Name A–Z, Name Z–A), sichtbar in der Ansicht Liste

Links stehen die Filter Jahr und Art (Dokumentart). Rechts daneben folgt die Dateiliste als Tabelle mit den Spalten Name, Auftraggeber, Auftrag, Art und Datum. Gehört eine Datei zu einer Rechnung, steht deren Nummer in der Spalte Art, zum Beispiel «Einzahlungsschein · 000123»; stornierte Rechnungen sind rot markiert.

Sobald ein Filter aktiv ist, erscheint oben Filter zurücksetzen.

Auftraggeber wählen

• Alle Auftraggeber: alle Dateien des Labors
• Ohne Auftraggeber: Dateien, die keinem Kunden zugeordnet sind, zum Beispiel allgemeine Uploads
• ein Kunde: nur die Dateien dieses Kunden, wie im Archiv beim Kunden

Wählen Sie einen Kunden, zeigen die Filter Jahr und Art zusätzlich, wie viele Dateien es jeweils gibt, und Sie können wie beim Archiv beim Kunden zwischen Liste und Aufträge umschalten.

Archiv beim Kunden

Öffnen Sie einen Kunden und klicken Sie in der Kopfzeile auf Archiv (rechts neben Kundeneinstellungen). Alternativ führt im Kunden-Dashboard die Schaltfläche Archiv im Bereich Zuletzt angesehene Dateien dorthin.

Das Archiv beim Kunden zeigt alle Dokumente dieses Kunden, die neuesten zuerst. Es ist gleich aufgebaut wie das Archiv des Labors, nur ohne Auswahl des Auftraggebers. Zusätzlich können Sie die Ansicht oben rechts umschalten:

• Liste: alle Dateien in einer Tabelle (Standard)
• Aufträge: die Dateien nach Auftrag gruppiert; klicken Sie auf einen Auftrag, um seine Dateien aufzuklappen. Dateien ohne Auftrag (etwa Sammelrechnungen) stehen in der Gruppe Ohne Auftrag.

Dateien öffnen und herunterladen

• Ein Klick auf den Dateinamen öffnet die Vorschau. Dort blättern Sie mit den Pfeilen oder über die Vorschaubilder unten durch die weiteren Dateien der Liste.
• Ein Klick auf die Auftragsnummer öffnet den Auftrag.
• Über das Download-Symbol am Ende der Zeile laden Sie eine einzelne Datei herunter.

Wer sieht welche Dateien?

Das Archiv zeigt die Dateien Ihres Labors. Dateien, die einem Kunden nur über eine Rechnung zugeordnet sind — etwa Sammelrechnungen, Akontorechnungen und deren Beilagen —, sehen nur Administratoren, ebenso die Rechnungsnummern in der Spalte Art.