dentLAB Release 14.10.2026 | dentDESK Hilfezentrum

Neue Funktionen

Mahnwesen: Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Unter Debitoren → Mahnwesen mahnen Sie überfällige Rechnungen neu direkt in dentLAB. Jede Rechnung durchläuft dabei bis zu vier Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, weitere Mahnungen und die Letzte Mahnung. Wie viele Stufen es gibt, legen Sie selbst fest.

Mahnlauf: Die Ansicht «Fällig» listet alle offenen Rechnungen, deren Zahlungsfrist und Wartezeit abgelaufen sind, mit Empfänger, Tagen seit Fälligkeit, offenem Betrag sowie aktueller und nächster Mahnstufe. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen aus und klicken Sie auf «Mahnungen erstellen». Eine Vorschau zeigt pro Rechnung die nächste Stufe, die Gebühr und den neuen Gesamtbetrag. Nach der Bestätigung erstellt dentLAB alle Mahnungen nacheinander und zeigt den Fortschritt an. Rechnungen, die nicht gemahnt werden konnten, werden am Schluss mit Grund aufgelistet. Die Ansichten «Inkassofälle» (höchste Mahnstufe erreicht, noch offen) und «Pausiert» (Rechnungen mit Mahnstopp) ergänzen den Mahnlauf. Wie viele Mahnungen fällig sind, zeigt eine Zahl beim Eintrag Mahnwesen in den Debitoren und auf Wunsch auch neben Debitoren in der Seitenleiste.

Einzelne Rechnung mahnen: In den Offenen Posten und im Fakturajournal erstellen Sie per Rechtsklick auf eine Rechnung jederzeit die nächste Stufe («Zahlungserinnerung erstellen» bzw. «Mahnung erstellen»), auch vor Ablauf der Wartefrist. Dabei können Sie auch Stufen überspringen. Ein Glockensymbol in der Zeile zeigt die aktuelle Mahnstufe einer Rechnung farbig an; ein Klick darauf öffnet den Mahnverlauf. Im selben Menü setzen Sie einen Mahnstopp mit Grund, wahlweise befristet, und heben ihn wieder auf.

Mahnbrief: Zu jeder Mahnung erstellt dentLAB einen Brief als PDF mit Briefkopf, Empfängeradresse, Ihrem Text und einer Übersicht über Rechnungsbetrag, Bezahltes, offenen Betrag und offene Mahngebühren. Beigelegt ist ein QR-Einzahlungsschein für den offenen Rechnungsbetrag und je einer für jede offene Mahngebühr. Mahnungen funktionieren auch für Sammelrechnungen. Den Brief können Sie öffnen, drucken, als Kopie drucken und herunterladen. Ist der Druck für die Vorlage automatisch eingerichtet, wird er direkt über die Desktop-App gedruckt. Vor dem Erstellen prüft dentLAB, ob der Einzahlungsschein gültig wäre; andernfalls wird für diese Rechnung keine Mahnung gebucht.

Mahngebühren: Für jede Stufe ab der 1. Mahnung können Sie eine Gebühr festlegen; die Zahlungserinnerung ist immer kostenlos. Jede Gebühr wird als eigene Rechnung der Art «Mahngebühr» mit eigener Nummer und QR-Referenz gebucht und erscheint in den Offenen Posten und Journalen. Zahlungen ordnet dentLAB auch beim Einlesen von Bankdateien (camt.054) automatisch zu. In der Schweiz gilt die Gebühr inklusive MwSt. zum Satz der Region des Kunden, in Deutschland ohne MwSt. Mahngebühren fliessen nicht in die Statistik ein.

Verlauf und Korrekturen: Die Ansicht «Verlauf» zeigt alle erstellten Mahnungen, durchsuchbar und filterbar nach Zeitraum, Kunde oder Garant, Mahnstufe und Status. Die jeweils letzte Stufe einer Rechnung können Sie mit Angabe eines Grundes zurücknehmen; deren Mahngebühr wird dabei storniert. Wird die gemahnte Rechnung storniert, bietet der Dialog an, die offenen Mahngebühren ebenfalls zu stornieren (vorausgewählt). Wird eine Mahngebühr storniert, nimmt das auch die zugehörige Mahnstufe zurück.

Teilen über dentCONNECT: Ist der Kunde mit dentCONNECT verbunden, teilen Sie die Mahnung direkt mit der Praxis und benachrichtigen sie auf Wunsch per E-Mail. Die Praxis sieht die Mahnung samt Mahnstufe in ihrer Rechnungsübersicht. Geteilte Mahnungen können Sie auch wieder zurückziehen und später erneut teilen. Umgekehrt sehen Sie Mahnungen, die ein Fremdlabor mit Ihnen teilt, in dessen Rechnungsübersicht.

Einstellungen: Unter Administration → Mahnungswesen legen Sie die Zahlungsfristen, die Wartezeiten zwischen den Stufen, die maximale Mahnstufe (inklusive Zahlungserinnerung), den Beginn der Zahlungsfrist (Rechnungsdatum oder Erstellungsdatum der Rechnung) und die Gebühr pro Stufe fest. Eine Zeitachse zeigt, wann welche Stufe fällig wird. Titel und Brieftexte der vier Vorlagen (Zahlungserinnerung, Erste Mahnung, Folgemahnung, Letzte Mahnung) bearbeiten Sie in der PDF-Gestaltung mit Live-Vorschau und Platzhaltern wie #ANREDE, #RGNR, #OFFEN, #TOTAL oder #FRIST. Bearbeiten kann diese Einstellungen nur der Inhaber.

Fehlende Angaben direkt im Auftrag markiert

Scheitert eine Aktion im Auftrag an einer fehlenden oder ungültigen Angabe, zeigt dentLAB neu nicht nur eine Meldung an: Das betroffene Feld wird rot hinterlegt, ein Hinweis darunter nennt das Problem, und der Cursor springt direkt ins erste betroffene Feld. Liegt ein Feld in einem geschlossenen Reiter, öffnet dentLAB diesen automatisch. Felder, die in Ihrer Auftragsansicht gar nicht vorkommen, erscheinen in einem zusätzlichen Reiter «Fehlende Angaben», den Sie nach dem Korrigieren schliessen können. Sobald Sie einen markierten Wert ändern, verschwindet die Markierung.

Markiert werden insbesondere:

Taxpunktwert und Preisliste, wenn sie beim Erfassen von Positionen oder beim Erstellen eines Dokuments aus einer Vorlage fehlen. Statt mehrerer Meldungen erscheint nur noch eine, und aus einer Vorlage wird in diesem Fall kein leeres Dokument mehr angelegt.
Patient, wenn für einen SV-Lieferschein (XML) oder eine Rechnung, die der Patient selbst bezahlt, kein Patient ausgewählt ist.
Name und Adresse des Patienten, wenn der Patient selbst zahlt — beim Erstellen der Rechnung und bereits beim Einschalten von «Patient zahlt selbst» (dort nur als Hinweis, die Einstellung wird trotzdem gespeichert).
Bankkonto, wenn das Bankkonto des Auftrags für den Einzahlungsschein nicht verwendbar ist, etwa weil die QR-IBAN fehlt oder sich aus der hinterlegten Referenznummer keine gültige Referenz bilden lässt.
Geburtsdatum des Patienten.

Vor dem Erstellen einer Rechnung prüft dentLAB neu den Rechnungsempfänger und, wenn ein Einzahlungsschein gedruckt wird, das Bankkonto. Fehlt die Adresse eines Garanten oder Kunden, führt die Meldung über «Garanten öffnen» bzw. «Kundeneinstellungen öffnen» direkt zur richtigen Stelle. Die Rechnung wird erst erstellt, wenn alle Angaben vollständig sind; bisher landete stattdessen ein Fehlertext auf dem Einzahlungsschein im PDF.

Verbesserungen

Auftragsstatus richtet sich nach den Dokumenten

Der Status eines Auftrags ergibt sich neu automatisch aus seinen Dokumenten. Massgebend ist der aktive Lieferschein: Ist er abgeschlossen, steht der Auftrag auf «Geliefert» und ist bereit für die Sammelrechnung. Ein Auftrag ohne Lieferschein, etwa mit einer reinen Gutschrift, gilt als geliefert, sobald alle seine Gutschriften abgeschlossen sind.

Zuverlässigere Zustellung von E-Mails

E-Mails aus dentLAB — Einladungen, geteilte Dateien und Rechnungen — enthalten neu zusätzlich eine reine Textfassung und eine Antwortadresse. Dadurch landen sie seltener im Junk-Ordner, insbesondere bei Outlook.

Fehlerbehebungen

Wird ein Dokument eines gelieferten Auftrags in den Papierkorb verschoben oder storniert, springt der Auftrag nicht mehr auf «Pendent» zurück und erscheint weiterhin in der Sammelrechnung. Aufträge, die deshalb fälschlich auf «Pendent» standen, wurden automatisch korrigiert.
Eigene Nachrichten gelten nicht mehr als ungelesen — weder in der Anzahl ungelesener Nachrichten noch bei der Markierung neuer Nachrichten im Chat oder in der Vorschau im Posteingang.
Das Eingabefeld im Chat wächst nicht mehr unbegrenzt: Es startet klein, wächst beim Schreiben bis auf rund ein Viertel der Bildschirmhöhe und scrollt danach. Die Senden-Schaltfläche bleibt immer sichtbar, und mit der Tabulatortaste verlassen Sie das Eingabefeld.
Schlägt das Senden einer Chatnachricht fehl, bleibt Ihr Entwurf erhalten. Text und Anhänge, die Sie während des Sendens hinzufügen, gehen nicht mehr verloren.
Dateien, die mit einer Auftragsanfrage oder im Chat zu einem Auftrag gesendet wurden, erscheinen jetzt zuverlässig im Bereich «Dateien» des Auftrags — auch Dateien aus dem Chat mit einem Fremdlabor.
Scheitert der Einzahlungsschein einer Rechnung, wird keine Rechnungsnummer mehr verbraucht, und die Ladeanzeige am Dokument bleibt nicht mehr hängen.
Markierte Felder bleiben nach dem Wechsel zu einem anderen Auftrag nicht mehr stehen und verhindern dort nicht mehr das automatische Speichern.
Der Hinweis «Ein Patient mit diesem Code existiert bereits für diesen Kunden» verschwindet nicht mehr, wenn Sie einen SV-Lieferschein exportieren.
Wählen Sie bei «Möglicher Patientenwechsel» die Option «Aktuellen Patienten bearbeiten», gehen Ihre übrigen Änderungen an den Patientenangaben nicht mehr verloren.
Zusatztexte in farbigen Meldungen (z. B. Fehlermeldungen) sind wieder gut lesbar.